давайте сделаем следующим образом:
на дворе февраль. думаю, что отдых летом не у всех окончательно "утверждён".
просто все будут знать, что (допустим) 15-16 августа будет общая туса. формат встреч можно сделать следующий: два, макимум три, дня общее движение по крыму. экскурсии на своём транспорте можно организовать интересные. как взрослым так и детям. к примеру, один день какой-нибудь город, один день, допустим, горы. по окончанию общественных мероприятий общий банкет. в остальные дни - ночёвка в местах дислокации.
для тех, кто пока не планирует, а только думает, или не знает где-что-как - можно заранее забронировать места в той же бухте канака, гда была прошлогодняя встреча. допустим, на недельку. море, горы, сам себе хозяин и одноклубники рядом.